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Nutzen

Die Digitalisierung hat Staat und Gesellschaft in vielen Lebensbereichen bereits verändert. Auch die Kommunalverwaltung wird in allen ihren Aufgabenbereichen immer digitaler, Smart City ist das Zukunftsbild. Dies erfordert neue Kenntnisse und Fähigkeiten, aber auch Veränderungsbereitschaft von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Methodenwissen für die Prozessoptimierung, Verständnis für unterstützende technische E-Government-Funktionen sowie die rechtlichen Möglichkeiten, aber auch Verpflichtungen zur Gestaltung von Online-Services bilden die Grundlage des Zertifikatlehrgangs Verwaltungsdigitalisierung.

In Zusammenarbeit mit bundesweit tätigen Referenten für Geschäftsprozessmanagement, E-Government und Change Management hat der Hessische Verwaltungsschulverband eine modulare Weiterbildung für die Transformation der Verwaltung zur Smart City, einer intelligenten und agilen Stadt, entwickelt, die Ihnen das notwendige rechtliche und organisatorische Wissen vermittelt, den veränderten Rahmenbedingungen für kommunale Gebietskörperschaften im digitalen Zeitalter gerecht zu werden und einschlägige Veränderungsprojekte zu managen.

Sie

• erhalten einen umfassenden Überblick über die Digitalisierung von Staat und Gesellschaft sowie die rechtlichen und technischen Hintergründe.
• bekommen Hinweise für das Change Management bei Digitalisierungsprojekten.
• werden dazu befähigt, Prozesse zu erheben, zu modellieren, kritisch zu würdigen und zu dokumentieren.
• werden darauf vorbereitet, Prozesse zu managen und kontinuierlich zu verbessern.
• können sachverständig in Transformationsprozessen zu Smart City - Themen mitarbeiten.

Inhalt

Modul 1: Digitalisierung der Verwaltung - Stadt der Zukunft - (24 UE)

• Der Rahmen für E-Government: Digitalisierung von Staat und Gesellschaft
• Handlungsfelder von Smart Citys/Smart Regions mit praktischen Beispielen
• Zum Nachdenken und Diskutieren: Braucht die Kommunalverwaltung einen Transformationsprozess zur digitalen Verwaltung überhaupt?
• Die rechtlichen Grundlagen für die Verwaltungsdigitalisierung
  • Das E-Governmentgesetz / Das Onlinezugangsgesetz / Die Verwaltungsverfahrensgesetze
  • Erwartete Änderungen zur Novelle des EGovG Bund und des OZG
  • Das Registermodernisierungsgesetz
• Unterstützung der Kommunen durch EfA-Leistungen und durch das Land Hessen
• Ein Schlüssel für rechtsverbindliche Online-Services: Die Digitale Identität
  • Nutzerkonto Bund und Organisationskonto
• Zielbild der digitalen Verwaltung von morgen:
• Grundlagen und Voraussetzungen für eine Digitale Verwaltung
• Führung und Leitung in einer Digitalen Kommune
• Was muss die Verwaltung zukünftig können?
• Bedeutung der Digitalisierung für die Beschäftigten
• Wie können herkömmliche Verwaltungsstukturen angepasst werden?
• Top down - button up - Welcher Weg ist in diesem Prozess der richtige?
• Zentrale Rollen und Funktionen zur Digitalisierungstransformation

Modul 2: Change-Management (16 UE)

• Change-Management - Gurndlagen, Rahmenbedingungen
• Der Mensch im Veränderungsprozess
• Phasen einer Veränderung
• Motivation zu Veränderung
• Umgang mit Ambivalenzen und Widerstand
• Voraussetzungen für erfolgreiches Lernen
• Gestaltung von Lernprozessen
• Erfolgsfaktoren für Veränderungsprozesse und Kommunikation von Veränderungsprozessen, die Menschen mitnehmen und begeistern
• Umgang mit Krisen im Veränderungsprozess
• Typologie von persönlichen Krisen und ihren Bewältigungsstrategien
• Die menschliche Stressreaktion und ihre Auswirkungen
• Gesprächstechniken zur Stabilisierung von Menschen in Veränderungsprozessen und Krisen
• Veränderte Anforderungen an Führung in einer zunehmend digitalen Welt
• Methoden der Partizipation
• Reflexion und praktische Übungen

Modul 3: Einführung von DMS-Systemen (8 UE)

• Skizzierung Weg zur Einführung der E-Akte inkl. Festlegung Akteure, Projektkommunikaton usw.
• Anleitungen für die Einführung der E-Akte inkl. Beispielen und Empfehlungen
• Einführung in Scan-Konzepte
• Rechtliche Hintergründe
• Praktische Umsetzung inkl. Leitfaden/Handlungsempfehlungen
• Sicherheitskonzept inkl. Risikoanalyse und technisch-organisatorischer Maßnahmen
• Anwendungsbeispiele aus der Praxis: Scannen von Posteingängen und Bestandsakten

Modul 4: IT-Sicherheit(8 UE)

• Einführung - Die Bedrohung der IT Sicherheit ist real!
  • Aktuelle Situation, Einblicke in einen realen Cyberangriff, Angriffsszenarien
  • Rechtlicher Rahmen
  • BSI Gesetz , Was ist KRITIS?
  • Informationssicherheitsverordnung im Portalverbund
• Organisatorische Aspekte (allg.)
  • IT Sicherheitsbeauftragte
  • Organisationsregeln / Dienstanweisungen
  • Sensibilisierung und Schulung von Mitarbeitenden - Steigern der digitalen Kompetenz der Mitarbeitenden
  • Organisatorische Maßnahmen
• IT Sicherheitsrichtlinie
  • IT Sicherheitsbuch
  • IT Notfallhandbuch inkl. klarer Rollendefinition
  • Nutzung von CERT
• Technische Maßnahmen
  • Begriffsbestimmungen (Ransomware, DMZ, Paketfilter, NAC etc.)
  • BSI Grundschutz für Kmmunen
  • ISMS
  • Wiederherstellung von Daten
  • Ist ein IRS (Incident Response Service) sinnvoll?
  • Sollte man sich mit einem SOC (Security Operation Center) beschäftigen?
• Gedanken zum Datenschutz
  • im Rahmen eines Cyberangriffs
  • im laufenden Betrieb beim Einsatz von Abwehrmaßnahmen (häufig cloudbasiert)

Modul 5: Einführung der E-Rechnung (8 UE)

• Rechtliche Gleichstellung der E-Rechnung mit der Papierrechnung
• Die E-Rechnung und die Mehrwertsteuer-Richtlinie
• Verpflichtungen der öffentlichen Verwaltung
• Umsetzungsfristen
• Einsparpotentiale durch die E-Rechnung
• Datenschutz und Sicherheit bei der E-Rechnung
• Die Standards: XRechnung, XBeschaffung, eForms

Modul 6: Leistungen und Prozesse identifizieren und priorisieren (24 UE)

• Typisierung von Geschäftsprozessen aus E-Government-Sicht
• Strategische Alternativen der E-Government-Umsetzung
• Kurze Einführung in die Struktur, Methoden und Konzepte des FIM
• Der Leistungskatalog der öffentlichen Verwaltung (LeiKA)
• Der kommunale Prozesskatalog
• Identifikation und Abgrenzung von Leistungen und Geschäftsprozessen Kriterien und Methoden zur Priorisierung von Prozessen
• Vorgehen zur Prozessdatenerhebung und Analyse
• Prozesse erheben, modellieren und dokumentieren
  • Einführung in die FIM-BPMN-Notation zur Prozessmodellierung
  • Systematische Prozessbetrachtung: Prozesslandkarte und Wertschöpfungskette
  • Das „Sichtenkonzept" der Prozessmodellierung
  • Abgrenzung von Prozessen, „Ende zu Ende - Betrachtung"
  • Fachliche Architektur und Gliederung von Prozessmodellen
  • Ableitung der Prozessgliederung aus gesetzlichen Grundlagen
  • Vorgehen, Rollen und Ablauf der Prozessmodellierung
  • Praxis: Modellierung des Prozessablaufdiagramms (Prozessfachmodell)
  • Prozessdaten: Zweck, Erhebung und Auswertung
  • Nutzen und Verwendung von FIM-Stammprozessen
  • Verwaltung und Versionierung von Modellen, Aufbau eines Prozess-Repository
• Prozesse optimieren und digitalisieren
  • Begriffsbestimmung: Optimierung, Digitalisierung und Automation von Prozessen
  • Die Prozess-Schwachstellenanalyse: Optimierungspotentiale identifizieren
  • Optimierungsstrategien: Evolution oder Redesign von Prozessen?
  • Prozessevolution: Vom IST-Prozess zum SOLL-Prozess, Entwicklungsschritte der Digitalisierung erkennen und gestalten
  • Agile Prozessoptimierung: Einführung in Methoden des Process-Redesign und Design-Thinking
  • Quantifizierung und Bewertung von Optimierungspotentialen
  • Vom Soll-Prozess zum Lastenheft: Dokumentation von Anforderungen an die Soll-Prozessgestaltung und Digitalisierung
• Prozesse managen und kontinuierlich verbessern
  • Das Management-Konzept der Prozessorganisation
  • Prozessportfolioanalyse
  • Prozesssysteme erkennen und beschreiben
  • Konzepte und Methoden zur Bestimmung von Prozessreife und Digitalisierungsgrad
  • Prozesskennzahlen entwickeln
  • Prozessleistung messen
  • Methoden zur kontinuierlichen Prozessverbesserung
  • Kontinuierliche Prozessverbesserung umsetzen
  • Management von Prozess-Schnittstellen
  • Prozessverantwortung organisatorisch implementieren

Modul 7: Prüfung und Abschluss (8 UE)

• Prüfung
• Herangehensweise und Inhalte eines Verwaltungsdigitalisierungskonzeptes
• Abschlussdiskussion, Fragen und Antworten

Zielgruppe

Zertifikat

Hinweis

Für die Seminarteilnahme sollte ein aktueller Browser zur Verfügung stehen, möglichst Google Chrome, nicht Internet Explorer oder Microsoft Edge. Sie benötigen ein videofähiges Endgerät mit Mikrofon und Kamera (Rechner, Laptop, Tablet) und eine möglichst stabile Internetverbindung. Evtl. ist zu klären, ob der Zugriff auf Mikrofon und Kamera noch freigeschaltet werden muss und Firewall-Einstellungen zu deaktivieren sind. Die Teilnahme erfolgt durch die Webanwendung des HVSV „Caruso“, sodass kein Programm auf den Rechner geladen wird.